Документальный натиск ИИ — это тихое, но растущее явление, оказывающее давление на предприятия по мере того, как решения в области искусственного интеллекта становятся операционной реальностью. И дело в том, что каждая генеративная модель, каждый автоматизм и каждый рабочий процесс на основе ИИ создают миллионы производных файлов, версий и документов.
Результатом является экспоненциальный рост неструктурированной информации, которой многие организации не могут управлять эффективно или безопасно, как объясняет Гаспар Палмер, генеральный директор OpenKM (https://www.openkm.com/): «ИИ генерирует знания, но также и шум. Каждый документ, созданный интеллектуальным инструментом, усложняет ситуацию, если нет системы, которая классифицировала бы его, связывала и удаляла, когда он переставал быть полезным». Кроме того, это представляет собой невидимую проблему, которая напрямую влияет на производительность и соответствие нормативным требованиям компаний.
Документальная лавина ИИ
Согласно исследованию IDC, 80% текущих бизнес-данных являются неструктурированными, а их объем удваивается каждые два года. Такими темпами ИИ ускоряет не только создание контента, но и устранение цифрового беспорядка.
Электронные письма, отчеты, изображения, автоматические версии и файлы, созданные помощниками ИИ, накапливаются на серверах и в облаках без контроля. Этот информационный поток приводит к тому, что многие компании теряют возможность отслеживания, безопасности и даже контроля над владением своими собственными данными.
«Проблема не в ИИ, а в отсутствии управления информацией, которую он генерирует. Без надежной системы управления документами компании рискуют принимать решения на основе неполных или повторяющихся данных», — добавляет Гаспар Палмер.
Необходимость интеллектуального управления
Столкнувшись с этой новой реальностью, OpenKM предлагает комплексный подход, сочетающий искусственный интеллект и управление документами, убежденный, что задача состоит не в том, чтобы генерировать больше информации, а в том, чтобы структурировать ее, провести аудит и обеспечить ее полный жизненный цикл, от ее создания до сертифицированного удаления. Эта модель позволяет организациям сохранять полный контроль и возможность отслеживания своих документов, знать, кто получает доступ, изменяет или предоставляет доступ к каждому файлу, и, таким образом, обеспечивать целостность информации. Кроме того, его автоматизированная система управления версиями предотвращает хаос дублирования и гарантирует, что всегда существует единственная действительная версия.
В области безопасности и соответствия требованиям OpenKM применяет шифрование, аутентификацию и аудит в соответствии с такими нормами, как GDPR или CCPA, обеспечивая надежную защиту конфиденциальных данных. К этому добавляются расширенные возможности интеллектуального поиска, в которых используются алгоритмы искусственного интеллекта для поиска документов по содержанию, контексту или метаданным, независимо от их формата. Наконец, его масштабируемая и интегрируемая архитектура обеспечивает беспрепятственное соединение с другими корпоративными платформами или системами искусственного интеллекта с помощью API и SDKs, обеспечивая быстрое и безопасное взаимодействие.
В будущее
Задача не только техническая, но и стратегическая. По данным Gartner, в 60% организаций отсутствует эффективная политика управления документальными фильмами. Это означает, что большая часть бизнес-знаний разбросана, недоступна или дублируется, что напрямую влияет на производительность и способность вводить новшества. «Управление документальным кино больше не является административным вопросом, это вопрос корпоративной разведки. Компании, которые контролируют свою информацию, могут лучше обучать свои модели ИИ, быстрее принимать решения и снижать свою подверженность юридическим рискам», — подчеркивает Гаспар Палмер.
Натиск документального ИИ не остановится. Фактически, он будет усиливаться с появлением цифровых штурманов и систем генеративного ИИ, интегрированных в повседневные рабочие инструменты. Для Гаспара Палмера решение заключается в объединении ИИ и управления документами в рамках одной системы управления. «Искусственный интеллект нуждается в структуре, контексте и безопасности. Недостаточно генерировать больше информации: вы должны знать, где она находится, кто ее использует и как долго она должна храниться. Только так мы сможем говорить о настоящей цифровой трансформации», — заключает генеральный директор OpenKM.
